Übergabeprotokoll beim Auszug: Checkliste und Vorlage für Vermieter 2026
Das Übergabeprotokoll entscheidet über tausende Euro. Ohne sorgfältige Dokumentation kann der Vermieter Schäden kaum nachweisen — und trägt am Ende die Kosten selbst. Diese Seite enthält die vollständige Checkliste nach Räumen, druckfertig und kostenlos — kein Opt-in erforderlich.
30. März 2026 · 7 min Lesezeit
Keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des RDG. Alle Angaben sind Orientierungswerte — für verbindliche Einschätzungen konsultieren Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt.
Dieser Artikel ist Teil unseres Leitfadens „Mietwohnung renovieren als Vermieter", der alle Aspekte von Kosten über Steuer bis Recht abdeckt. Das Übergabeprotokoll ist die Grundlage für alle Haftungsfragen beim Mieterwechsel.
Was ist ein Übergabeprotokoll und wozu dient es?
Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug. Es erfüllt drei Funktionen:
Beweisfunktion
Dokumentiert den Zustand bei Übergabe. Im Streitfall entscheidend.
Haftungsabgrenzung
Trennt normalen Verschleiß (Vermieter) von Mieter-Schäden (Mieter).
Rechtssicherheit
Kein gesetzliches Schriftformerfordernis, aber faktisch unverzichtbar.
Die vollständige Checkliste — kostenlos als PDF
Die folgende Checkliste ist nach Räumen gegliedert. Als PDF herunterladen, ausdrucken und direkt beim Übergabetermin verwenden — kein Opt-in erforderlich.
Checkliste als PDF herunterladenKeine Rechtsdienstleistungen im Sinne des RDG. Alle Angaben sind Orientierungswerte — für verbindliche Einschätzungen konsultieren Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt.
Übergabeprotokoll
Eingang / Flur
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Wände: Zustand, Flecken, Löcher, Tapetenschäden | ☐ | ☐ | |
| Boden: Kratzer, Beschädigungen über Normalverschleiß | ☐ | ☐ | |
| Eingangstür: Funktion, Schloss, Dichtung | ☐ | ☐ | |
| Briefkasten: Zustand, Schlüssel | ☐ | ☐ | |
| Garderobe / Einbauschrank (falls vorhanden): Funktion | ☐ | ☐ |
Wohnzimmer / Schlafzimmer (je Zimmer)
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Wände und Decke: Flecken, Risse, Tapetenschäden, Löcher | ☐ | ☐ | |
| Boden: Belag-Schäden, Kratzer, Flecken | ☐ | ☐ | |
| Fenster: Zustand Dichtungen, Funktion, Griffe | ☐ | ☐ | |
| Heizkörper: Funktion, Ventile, Thermostat | ☐ | ☐ | |
| Steckdosen und Lichtschalter: Funktion, Zustand | ☐ | ☐ | |
| Türen: Funktion, Schloss, Zustand | ☐ | ☐ | |
| Einbauschränke (falls vorhanden): Türen, Scharniere | ☐ | ☐ |
Küche
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Einbauküche (falls vorhanden): Funktion aller Geräte | ☐ | ☐ | |
| Schränke: Türen, Scharniere, Innen sauber | ☐ | ☐ | |
| Herd / Backofen: Funktion, Sauberkeit | ☐ | ☐ | |
| Dunstabzug: Funktion, Filter gereinigt | ☐ | ☐ | |
| Spüle: dicht, Abfluss frei, Armatur funktionsfähig | ☐ | ☐ | |
| Kühlschrank (falls vorhanden): Funktion, sauber | ☐ | ☐ | |
| Wände: Fettflecken, Beschädigungen | ☐ | ☐ | |
| Boden: Zustand, Flecken | ☐ | ☐ |
Bad / WC
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Fliesen: Risse, fehlende Fugen, Schimmel | ☐ | ☐ | |
| WC: dicht, funktionsfähig, Spülung | ☐ | ☐ | |
| Waschbecken: dicht, Abfluss frei, Armatur | ☐ | ☐ | |
| Dusche / Wanne: dicht, Abfluss frei, Armaturen | ☐ | ☐ | |
| Spiegel: Zustand, Beleuchtung | ☐ | ☐ | |
| Schimmel: Ursache dokumentieren (Lüftungsverhalten Mieter vs. Bausubstanz) | ☐ | ☐ | |
| Handtuchhalter, Seifenhalter: vorhanden, befestigt | ☐ | ☐ | |
| Lüftung: Funktion | ☐ | ☐ |
Keller / Nebenräume
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Zustand: Sauberkeit, Schäden | ☐ | ☐ | |
| Schlüssel: vollständig übergeben | ☐ | ☐ | |
| Einbauten (falls vorhanden): Zustand | ☐ | ☐ |
Technik & Zähler
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Stromzähler: Zählerstand ablesen, Datum notieren, Foto | ☐ | ☐ | |
| Gaszähler (falls vorhanden): Zählerstand, Datum, Foto | ☐ | ☐ | |
| Wasserzähler: Zählerstand, Datum, Foto | ☐ | ☐ | |
| Heizung: Funktion, letzter Wartungsnachweis | ☐ | ☐ | |
| Rauchwarnmelder: vorhanden, funktionsfähig (Test) | ☐ | ☐ | |
| Sicherungskasten: Zustand, alle Sicherungen vorhanden | ☐ | ☐ |
Schlüssel
| Prüfpunkt | i.O. | Mangel | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Wohnungsschlüssel: Anzahl dokumentieren | ☐ | ☐ | |
| Hausschlüssel: Anzahl dokumentieren | ☐ | ☐ | |
| Briefkastenschlüssel: Anzahl dokumentieren | ☐ | ☐ | |
| Kellerschlüssel: Anzahl dokumentieren | ☐ | ☐ | |
| Garagenschlüssel / Chipkarte (falls vorhanden) | ☐ | ☐ | |
| Alle Schlüssel vollständig zurückgegeben: ☐ Ja ☐ Nein | ☐ | ☐ |
Unterschriften
Vermieter
Datum, Unterschrift
Mieter
Datum, Unterschrift
Kostenlos, kein Opt-in — direkt nutzbar.
Keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des RDG. Alle Angaben sind Orientierungswerte — für verbindliche Einschätzungen konsultieren Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt.
Zählerstände richtig dokumentieren
Zählerstände sind besonders wichtig für die Nebenkostenabrechnung. Fehler hier führen zu Streit und Nachforderungen.
- Immer beide Parteien beim Ablesen dabei haben
- Fotos der Zähler mit aktiviertem Zeitstempel machen
- Zählernummer, Datum und Uhrzeit im Protokoll notieren
- Versorger über Mieterwechsel informieren (Ummeldung)
Fotos als Beweismittel
Fotos sind das wichtigste Beweismittel bei Streitigkeiten über Schäden. Ohne Fotos ist es schwer, den Zustand bei Übergabe zu belegen.
Was fotografieren
- Jeden Raum: Übersichtsfoto + Detailfotos
- Jeden Schaden: Nahaufnahme mit Maßstab
- Alle Zähler: Zählerstand + Zählernummer
- Schlüsselübergabe: Alle Schlüssel auf einem Foto
Technische Tipps
- Zeitstempel in Kamera-App aktivieren
- Alternativ: Video mit kommentiertem Rundgang
- Fotos sicher speichern (Cloud-Backup)
- Mindestens 10 Jahre aufbewahren
Was passiert wenn der Mieter nicht erscheint?
Wenn der Mieter zum vereinbarten Übergabetermin nicht erscheint, müssen Sie trotzdem handeln:
Übergabe ohne Mieter durchführen: Zeugen hinzuziehen (z.B. Nachbar, Hausmeister) und alle Schäden fotografieren.
Protokollentwurf per Einschreiben mit Rückschein an den Mieter senden. 2-Wochen-Frist zur Korrektur setzen.
Wenn keine Reaktion: Das Protokoll gilt als anerkannt. Schäden können geltend gemacht werden.
Nach der Übergabe: Schäden geltend machen
Nach der Übergabe haben Sie das Recht, dokumentierte Schäden gegenüber dem Vormieter geltend zu machen. Wichtige Punkte:
- Schäden zügig nach der Übergabe geltend machen (kein gesetzlicher Stichtag, aber zeitnah)
- Kaution darf nach BGH bis zu 6 Monate einbehalten werden (für Schäden und Nebenkostenabrechnung)
- Handwerkerangebote einholen und dem Mieter vorlegen
- Bei Streit: Anwalt einschalten — Protokoll und Fotos sind die Grundlage
Wer zahlt für welche Schäden? Das erklärt unser Artikel zu Schönheitsreparaturen 2026. Was nach der Übergabe zu renovieren ist, zeigt der Artikel zum Leerstand und Mieterwechsel.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll beim Auszug Pflicht?
Kein gesetzliches Schriftformerfordernis, aber faktisch unverzichtbar. Ohne Protokoll kann der Vermieter Schäden kaum nachweisen.
Was muss ein Übergabeprotokoll enthalten?
Datum, Namen beider Parteien, Zustand aller Räume, Zählerstände, Anzahl der Schlüssel, Fotos aller Schäden, Unterschriften beider Parteien.
Was passiert wenn Mieter das Protokoll nicht unterschreiben will?
Übergabe ohne Mieter mit Zeugen durchführen. Protokollentwurf per Einschreiben nachsenden, 2-Wochen-Frist zur Korrektur. Bei keiner Reaktion gilt das Protokoll als anerkannt.
Wie lange kann ich Schäden nach der Übergabe noch geltend machen?
Kein gesetzlicher Stichtag, aber zügig nach Übergabe. Kaution darf nach BGH bis zu 6 Monate einbehalten werden.
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